Política de privacidade

• Coletamos só o necessário pra prestar o serviço, atender obrigação legal ou pelo nosso interesse legítimo de melhorar o produto.
• Não vendemos dado pessoal. Nunca.
• Não usamos dado de cliente pra treinar modelos de IA fora do escopo daquele cliente.
• Conta Google (Gmail, Google Drive) só é acessada se você conectar — e você pode desconectar quando quiser. Detalhes na seção 10.
• Assistente de IA (ChatGPT e outros) só alcança o Hub se você autorizar — e você revoga quando quiser. Detalhes na seção 11.
• Canal do YouTube só é acessado se a empresa conectar e ligar cada função. Detalhes na seção 12.
• Conta do Instagram só é acessada se a empresa conectar — e ela desconecta quando quiser. Detalhes na seção 13.
• Você pode pedir acesso, correção, exclusão ou portabilidade dos seus dados a qualquer momento.
• Nosso DPO atende em fy@simplafy.com.br, com prazo de 15 dias.

SIMPLAFY LTDA, CNPJ 41.209.892/0001-12, com sede em SAUS Quadra 4, Bloco A, Sala 513, Asa Sul, Brasília/DF, é a controladora dos dados pessoais coletados em seu site e produtos institucionais.

Para dados inseridos por clientes na Plataforma (mensagens de pacientes, prontuários, contatos comerciais), a Simplafy atua como operadora, processando dados conforme instruções documentadas do Cliente.

• Prestar os serviços contratados (operação da Plataforma, suporte, faturamento);
• Cumprir obrigações legais (fiscais, regulatórias, judiciais);
• Comunicar atualizações, manutenções e novidades de produto;
• Melhorar a Plataforma com base em métricas agregadas e anonimizadas;
• Prevenir fraudes e abusos.

• Execução de contrato — operação da Plataforma e atendimento;
• Cumprimento de obrigação legal — emissão de NF-e, retenção fiscal;
• Legítimo interesse — segurança, prevenção a fraudes, melhoria de produto via dados agregados, e contato comercial com quem criou conta na Plataforma (ver seção 7), sempre com direito de oposição;
• Consentimento — comunicações de marketing (sempre revogável) e conexão de contas de terceiros, como Google e Instagram (sempre revogável);
• Tutela da saúde — quando aplicável a dados sensíveis no Saúde, sob orientação de profissional habilitado.

Compartilhamos dados estritamente com operadores e parceiros essenciais para a prestação do serviço, todos sob contrato de confidencialidade e cláusulas LGPD:

• Provedores de infraestrutura em nuvem no Brasil e na Europa, fora de clusters de hiperescala compartilhados;
• Gateways de mensageria (Meta/WhatsApp, Twilio);
• Google LLC (APIs do Gmail e do Google Drive) — somente para as contas que o próprio usuário conectar;
• Google LLC (YouTube API Services) — somente para os canais que a empresa conectar; as respostas que ela publica vão para o YouTube (ver seção 12). Quando a empresa liga o assistente de IA no canal, o texto do comentário é enviado ao provedor do modelo de IA escolhido pela empresa (gerenciado pela Simplafy ou com a chave da própria empresa), só para gerar a resposta daquele atendimento, sem uso para treinar modelos;
• Meta Platforms (Instagram) — somente para as contas que a empresa conectar; as respostas enviadas pelo Hub vão para o Instagram (ver seção 13);
• O provedor do assistente de IA que o próprio usuário conectar (ex.: OpenAI, no caso do ChatGPT) — somente os dados que o assistente consultar, por instrução do usuário (ver seção 11);
• Gateways de pagamento (Stripe, Pagar.me);
• Ferramentas internas (CRM, helpdesk, monitoramento);
• Autoridades, mediante ordem judicial ou requisição legal válida.

Os dados são processados em ambiente cloud no Brasil e na Europa. Quando há transferência internacional (ex.: ferramentas hospedadas no exterior), aplicamos cláusulas-padrão e/ou enquadramento em hipóteses do art. 33 da LGPD.

• Dados cadastrais ativos: enquanto durar a relação contratual;
• Conta criada no Simplafy Hub sem escolher nenhum plano: é apagada 30 dias após o cadastro, com aviso por e-mail no 3º e no 25º dia; a conta no plano Livre não é apagada por esse motivo;
• Contato comercial de quem criou conta no Simplafy Hub: ficam no CRM da Simplafy apenas nome, e-mail e telefone, junto com a etapa do relacionamento (cadastrou, é cliente ou encerrou), enquanto houver relacionamento comercial, inclusive depois que a conta é encerrada ou apagada. Nenhum outro dado fica no CRM. Você pode pedir a exclusão a qualquer momento pelo canal da seção 14;
• Dados fiscais: 5 anos após o fato gerador (Decreto 7.212/2010);
• Logs de segurança: 6 meses (Marco Civil, art. 15);
• Backups: rotação de 90 dias.

A LGPD garante a você os direitos de:

• Confirmação da existência de tratamento;
• Acesso aos dados;
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação;
• Portabilidade;
• Eliminação dos dados tratados com base em consentimento;
• Informação sobre compartilhamento;
• Revogação de consentimento.

Para exercer, acesse o canal LGPD.

Usamos cookies essenciais (autenticação, preferências) e analíticos (métricas agregadas). Você pode gerenciar suas preferências em /preferencias-de-cookies.

O Simplafy Hub permite que um usuário conecte a própria conta Google para usar o Gmail como canal de atendimento (receber e responder e-mails de dentro do Hub, inclusive com apoio do agente de IA da organização) e para importar arquivos do Google Drive para a base de conhecimento. Esta seção descreve, de forma específica, o que fazemos com os dados dessas contas. Nada aqui acontece sem que o usuário conecte a conta pela tela de autorização do próprio Google.

10.1. O que acessamos

10.2. Como guardamos

• As credenciais de acesso (tokens OAuth) ficam armazenadas cifradas (AES-256-GCM) nos servidores da Simplafy e nunca são exibidas a ninguém, nem mesmo a administradores da organização.
• Os e-mails recebidos pelo canal e os arquivos importados do Drive passam a integrar o Conteúdo do Cliente daquela organização, sob as mesmas regras de retenção, exclusão e segurança desta Política e da página de segurança.
• A partir da conexão, as mensagens novas que chegam à caixa conectada são copiadas para a Plataforma, com anexos de até 10 MB. Mensagens anteriores à conexão não são importadas.

10.3. Uso limitado — o que não fazemos

O uso e a transferência, pela Simplafy, de informações recebidas das APIs do Google — inclusive Gmail, Google Drive e YouTube Data API — obedecem à Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado (Limited Use). Na prática, para todas essas contas:

• Usamos os dados apenas para oferecer e melhorar as funcionalidades voltadas ao usuário descritas acima;
• Não vendemos, não usamos para publicidade e não transferimos esses dados a terceiros, exceto sub-operadores necessários à prestação do serviço, por exigência legal ou com o seu consentimento;
• Nenhuma pessoa da Simplafy lê o conteúdo desses e-mails ou arquivos, salvo com autorização expressa do usuário, para fins de segurança (ex.: investigar abuso) ou por obrigação legal;
• Não usamos dados obtidos das APIs do Google para treinar ou aperfeiçoar modelos de IA generalistas. O agente de IA da organização só processa essas informações para responder o atendimento daquela mesma organização.

10.4. Como desconectar

• No Hub, em Canais, use Remover canal no canal Gmail ou remova a conexão do provedor Gmail no mesmo painel; a conexão do Google Drive é removida na Base de Conhecimento. A partir daí a Plataforma deixa de acessar a conta.
• Recomendamos revogar o acesso também no Google, em Conta Google → Segurança → Apps de terceiros com acesso à conta: isso invalida na hora a credencial guardada pela Simplafy.
• Para excluir e-mails e arquivos já importados, use as ferramentas de exclusão da Plataforma ou o canal LGPD.

O Simplafy Hub permite que um usuário conecte um assistente de IA — como o ChatGPT, o Claude ou outro compatível com o protocolo MCP — para consultar informações e executar tarefas no Hub conversando. A conexão só acontece depois que o usuário entra no Hub e autoriza o assistente numa tela do próprio Simplafy, escolhendo a organização e o que o assistente pode fazer. O assistente nunca alcança mais do que aquele usuário já alcança no Hub. Regras completas na página Simplafy MCP.

11.1. Dados que coletamos por essa via

• Cadastro do assistente: nome informado pelo próprio assistente, endereços de retorno da autorização e permissões que ele pode pedir.
• Autorização: qual usuário autorizou, em qual organização, com qual papel, quais permissões foram concedidas e quando cada credencial vence. As credenciais em si não são guardadas: guardamos só um resumo criptográfico (hash) que permite reconhecê-las.
• Registro de operações: a cada ação do assistente, guardamos qual credencial e usuário agiram, a organização, a ferramenta usada, se foi leitura ou alteração, o resultado, a quantidade e os identificadores dos registros alcançados (até 50 por operação), o momento e o tempo de resposta. Dos parâmetros enviados, guardamos apenas identificadores, filtros e paginação — nunca texto livre, como observações ou descrições. O conteúdo das respostas enviadas ao assistente não é guardado nesse registro.

11.2. Para que usamos

• Conferir, a cada chamada, se o assistente continua autorizado e dentro das permissões concedidas;
• Permitir que o usuário e a organização vejam e revoguem as conexões ativas;
• Segurança, investigação de abuso e prestação de contas à organização sobre o que foi feito em seu nome.

11.3. Compartilhamento com o provedor de IA

Os dados que o assistente consultar saem do Simplafy e vão para o provedor de IA que o usuário escolheu (por exemplo, a OpenAI, no caso do ChatGPT). A partir daí, o tratamento é regido pelos termos e pela política de privacidade daquele provedor, que a Simplafy não controla. Esses dados podem incluir dados pessoais de contatos e clientes da organização. Não enviamos nada ao provedor além do que o assistente pede em nome do usuário.

11.4. Retenção

• Credencial de acesso: vale 15 minutos e é renovada automaticamente pelo assistente.
• Credencial de renovação: vale até 30 dias e é trocada a cada uso. A conexão se mantém enquanto o assistente for usado dentro desse prazo, até ser revogada.
• Registro de operações: 12 meses; depois disso é apagado por uma rotina diária automática.

11.5. Como revogar

• No Hub, em Configurações → Meu perfil → Meus assistentes, use Revogar na conexão desejada. O assistente perde o acesso a partir dali, sem esperar a credencial vencer.
• Administradores da organização podem ver e revogar as conexões de todos os membros e limitar quais papéis e áreas do Hub os assistentes alcançam, em Configurações → Controle de assistentes.
• O próprio assistente também pode encerrar a conexão pelo endereço padrão de revogação (/api/oauth/revoke).
• Revogar interrompe o acesso futuro, mas não alcança dados já enviados ao provedor de IA: para esses, use os controles e canais daquele provedor. Para pedidos sobre seus dados na Simplafy, use o canal LGPD.

O Simplafy Hub usa os YouTube API Services. Ao conectar um canal do YouTube, a empresa cliente autoriza o Hub a, somente nas funções que ela ligar:

• ler os vídeos, as playlists, os comentários dos vídeos e as mensagens do chat ao vivo do canal;
• publicar respostas a comentários e mensagens no chat ao vivo em nome do canal;
• adicionar vídeos do canal a playlists do canal;
• segurar, publicar ou rejeitar comentários, apagar mensagens do chat ao vivo e silenciar participantes do chat por até 24 horas.

Cada função de escrita nasce desligada e é ligada pela própria empresa. O Hub registra quem ligou, quando e com qual conta Google.

12.1. O que guardamos

O identificador e o nome do canal conectado; o token de acesso, cifrado; e os comentários e as mensagens recebidos, que ficam na caixa de entrada da empresa como registro do atendimento. Não criamos métricas a partir dos dados do YouTube e não vendemos nem compartilhamos esses dados com terceiros para publicidade.

12.2. Por quanto tempo

Os dados obtidos da API do YouTube (texto dos comentários, nome do autor, título do vídeo) são atualizados ou apagados em até 30 dias enquanto o canal está conectado. As respostas escritas pela empresa no Hub são dela e seguem a retenção da conta. Ao desconectar o canal, apagamos os dados obtidos do YouTube em até 7 dias (seção 12.3).

12.3. Como desconectar e revogar

A empresa pode desconectar o canal no Hub, em Integrações › Canais, a qualquer momento. Também pode revogar o acesso na página de segurança da conta Google: https://security.google.com/settings/security/permissions. Ao desconectar no Hub, revogamos a autorização no Google na hora e apagamos o token e os dados obtidos da API em até 7 dias.

12.4. Pedido de exclusão

Quem comentou ou escreveu no chat, ou a empresa dona do canal, pode pedir a exclusão dos dados obtidos do YouTube pelo contato da seção 14. Apagamos em até 7 dias corridos. Isso não apaga o comentário no YouTube: para isso, use as ferramentas do próprio YouTube.

12.5. Uso limitado

Os dados obtidos dos YouTube API Services seguem as mesmas regras de Uso Limitado da seção 10.3: são usados só para mostrar e responder os comentários e mensagens na caixa de entrada da empresa; não são vendidos, não são usados para publicidade, não são lidos por pessoas da Simplafy salvo com autorização da empresa, por segurança ou por obrigação legal, e não são usados para treinar modelos de IA generalistas.

Ao usar estas funções, você concorda com os Termos de Serviço do YouTube. A Política de Privacidade do Google está em https://policies.google.com/privacy.

O Simplafy Hub permite que a empresa cliente entre com a própria conta profissional do Instagram, pela tela de login do próprio Instagram, para receber e responder as mensagens do Direct dentro do Hub, inclusive com o assistente de IA da organização. Nada aqui acontece sem que um usuário da empresa conecte a conta.

13.1. O que pedimos ao Instagram e para quê

• instagram_business_basic: ler o identificador, o @, o nome, a foto e o número de seguidores da conta conectada, para mostrar na tela qual conta está conectada e encaminhar cada mensagem para a empresa certa;
• instagram_business_manage_messages: receber as mensagens do Direct da conta conectada e enviar as respostas da empresa;
• instagram_business_manage_comments: só se a empresa ligar a função de comentários, que nasce desligada — receber os comentários dos posts da conta e responder a eles.

13.2. O que tratamos

• As mensagens trocadas com a conta conectada (texto, fotos, vídeos, áudios, arquivos e respostas a stories) e, se a função estiver ligada, os comentários dos posts;
• De quem escreve para a empresa: o identificador que o Instagram dá a essa pessoa, o @, o nome e a foto de perfil, que entram no cadastro do contato no CRM da empresa;
• A credencial de acesso à conta conectada, que fica só no serviço de canais da Simplafy e nunca é mostrada a ninguém.

Esses dados fazem parte do Conteúdo do Cliente daquela organização. A Simplafy atua como operadora; a empresa é a controladora das conversas com os próprios clientes.

13.3. O que não fazemos

Não vendemos esses dados, não os usamos para publicidade e não os usamos para treinar modelos de IA generalistas. As respostas seguem as regras de mensagens do Instagram, que só permitem responder a quem escreveu para a conta. Quando a empresa liga o assistente de IA no canal, o texto da mensagem vai ao provedor do modelo de IA escolhido pela empresa (gerenciado pela Simplafy ou com a chave da própria empresa), só para gerar a resposta daquele atendimento.

13.4. Por quanto tempo guardamos

As conversas ficam na caixa de entrada da empresa como registro do atendimento e seguem a retenção da conta (seção 7). O registro técnico de cada aviso recebido do Instagram é apagado automaticamente em 90 dias. Ao desconectar, a credencial de acesso é apagada; se o Instagram não confirmar o desligamento na hora, ela fica guardada só para novas tentativas, por até 25 horas; as conversas continuam no Hub até a empresa apagá-las ou até um pedido de exclusão (seção 13.6).

13.5. Como desconectar

No Hub, em Integrações › Canais, abra o canal Instagram e use Desconectar: a Plataforma deixa de receber o Direct dessa conta e apaga a credencial de acesso (em até 25 horas, se o Instagram não confirmar na hora — seção 13.4). Também é possível remover o acesso do app nas configurações de apps e sites do próprio Instagram; nesse caso, o Instagram nos avisa automaticamente, o canal fica desconectado no Hub e o histórico é mantido.

13.6. Pedido de exclusão pela Meta

Quando o dono da conta pede ao Instagram (Meta) a exclusão dos dados, recebemos o pedido automaticamente e apagamos as conversas, as mensagens, os anexos e o histórico do assistente de IA daquela conta, além da credencial de acesso. Os contatos continuam no CRM da empresa: sai o identificador do Instagram, mas o nome, o @ e a foto de perfil de quem escreveu continuam no cadastro do contato. O pedido só aparece como concluído depois de apagarmos e recontarmos esses dados, e pode ser acompanhado pelo código de confirmação, no endereço informado pela Meta. O registro técnico dos avisos recebidos sai no prazo de 90 dias da seção 13.4.

Pedidos sobre esses dados também podem ser feitos ao DPO, pelo contato da seção 14.

O uso do Instagram também segue os Termos de Uso do Instagram e a Política de Privacidade da Meta.

Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO):

• E-mail: fy@simplafy.com.br
• Endereço: SAUS Quadra 4, Bloco A, Sala 513, Asa Sul, Brasília/DF
• Prazo de resposta: 15 dias corridos

In one page

• Simplafy Hub accounts created without choosing any plan are deleted 30 days after sign-up, with e-mail notices on day 3 and day 25; accounts on the Livre (Free) plan are not deleted for this reason. Only the name, e-mail and phone of the person who signed up stay in Simplafy's CRM, with the relationship stage (signed up, customer or closed), even after the account is closed or deleted, based on legitimate interest. No other data goes to the CRM. You can ask us to delete it at any time.

• We collect only what is needed to provide the service, meet a legal obligation, or pursue our legitimate interest in improving the product.
• We do not sell personal data. Ever.
• We do not use customer data to train AI models outside the scope of that customer.
• A Google account (Gmail, Google Drive) is only accessed if you connect it — and you can disconnect at any time. Details in section 10.
• An AI assistant (ChatGPT and others) only reaches the Hub if you authorize it — and you can revoke it at any time. Details in section 11.
• A YouTube channel is only accessed if the company connects it and turns each feature on. Details in section 12.
• An Instagram account is only accessed if the company connects it — and it can disconnect at any time. Details in section 13.
• You may request access, correction, deletion or portability of your data at any time.
• Our DPO is reachable at fy@simplafy.com.br, with a 15-day response time.

1. Data controller

SIMPLAFY LTDA, Brazilian tax ID (CNPJ) 41.209.892/0001-12, headquartered at SAUS Quadra 4, Bloco A, Sala 513, Asa Sul, Brasília/DF, Brazil, is the controller of personal data collected through its website and institutional products.

For data entered by customers into the Platform (patient messages, medical records, business contacts), Simplafy acts as a processor, handling data under the customer's documented instructions.

2. Data we collect

3. Purposes

• Provide the contracted services (Platform operation, support, billing);
• Comply with legal obligations (tax, regulatory, judicial);
• Communicate updates, maintenance windows and product news;
• Improve the Platform based on aggregated, anonymized metrics;
• Prevent fraud and abuse.

4. Legal bases (LGPD, art. 7)

• Performance of a contract — Platform operation and support;
• Legal obligation — tax invoicing, tax retention;
• Legitimate interest — security, fraud prevention, product improvement through aggregated data, and commercial contact with people who created an account on the Platform (see section 7), always with the right to object;
• Consent — marketing communications (always revocable) and connection of third-party accounts, such as Google and Instagram (always revocable);
• Protection of health — where applicable to sensitive data in Simplafy Saúde, under the guidance of a licensed professional.

5. Who we share data with

We share data strictly with processors and partners essential to providing the service, all bound by confidentiality agreements and LGPD clauses:

• Cloud infrastructure providers in Brazil and Europe, outside shared hyperscale clusters;
• Messaging gateways (Meta/WhatsApp, Twilio);
• Google LLC (Gmail and Google Drive APIs) — only for accounts the user chooses to connect;
• Google LLC (YouTube API Services) — only for the channels the company connects; the replies it publishes go to YouTube (see section 12). When the company turns on the AI assistant for the channel, the comment text is sent to the AI model provider chosen by the company (managed by Simplafy or using the company's own key), only to generate the reply for that conversation, and not to train models;
• Meta Platforms (Instagram) — only for the accounts the company connects; the replies sent from the Hub go to Instagram (see section 13);
• The provider of the AI assistant the user chooses to connect (e.g. OpenAI, for ChatGPT) — only the data the assistant reads, on the user's instruction (see section 11);
• Payment gateways (Stripe, Pagar.me);
• Internal tools (CRM, helpdesk, monitoring);
• Authorities, upon a court order or valid legal request.

6. International transfers

Data is processed in cloud environments in Brazil and Europe. Where an international transfer occurs (e.g. tools hosted abroad), we rely on standard contractual clauses and/or the hypotheses of art. 33 of the LGPD.

7. Retention

• Active account data: for the duration of the contractual relationship;
• Simplafy Hub account created without choosing any plan: deleted 30 days after sign-up, with e-mail notices on day 3 and day 25; an account on the Livre (Free) plan is not deleted for this reason;
• Commercial contact of the person who created a Simplafy Hub account: only name, e-mail and phone stay in Simplafy's CRM, with the relationship stage (signed up, customer or closed), while there is a commercial relationship, including after the account is closed or deleted. No other data goes to the CRM. You can ask us to delete it at any time through the channel in section 14 (Contact);
• Tax data: 5 years after the triggering event (Decree 7,212/2010);
• Security logs: 6 months (Brazilian Internet Act, art. 15);
• Backups: 90-day rotation.

8. Your rights as a data subject

The LGPD grants you the rights to:

• Confirmation that processing takes place;
• Access to your data;
• Correction of incomplete, inaccurate or outdated data;
• Anonymization, blocking or deletion;
• Portability;
• Deletion of data processed on the basis of consent;
• Information about sharing;
• Withdrawal of consent.

To exercise these rights, use the LGPD channel.

9. Cookies

We use essential cookies (authentication, preferences) and analytics cookies (aggregated metrics). You can manage your preferences at /preferencias-de-cookies.

10. Connected Google accounts (Gmail and Google Drive)

Simplafy Hub lets a user connect their own Google account to use Gmail as a customer-service channel (receive and reply to e-mails from inside the Hub, including with help from the organization's AI agent) and to import files from Google Drive into the knowledge base. This section describes specifically what we do with data from those accounts. Nothing described here happens unless the user connects the account through Google's own authorization screen.

10.1. What we access

10.2. How we store it

• Access credentials (OAuth tokens) are stored encrypted (AES-256-GCM) on Simplafy servers and are never displayed to anyone, not even organization administrators.
• E-mails received through the channel and files imported from Drive become part of that organization's Customer Content, subject to the same retention, deletion and security rules of this Policy and the security page.
• From the moment of connection, new messages arriving at the connected mailbox are copied into the Platform, with attachments up to 10 MB. Messages received before the connection are not imported.

10.3. Limited Use — what we do not do

Simplafy's use and transfer of information received from Google APIs — including Gmail, Google Drive and the YouTube Data API — adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. In practice, for all of these accounts:

• We use the data only to provide and improve the user-facing features described above;
• We do not sell it, do not use it for advertising, and do not transfer it to third parties except sub-processors needed to provide the service, when required by law, or with your consent;
• No Simplafy staff reads the content of those e-mails or files, except with the user's explicit authorization, for security purposes (e.g. investigating abuse), or when required by law;
• We do not use data obtained from Google APIs to develop, improve or train generalized AI or machine-learning models. The organization's AI agent only processes this information to answer that same organization's customer-service conversations.

10.4. How to disconnect

• In the Hub, under Channels, use Remove channel on the Gmail channel or remove the Gmail provider connection in the same panel; the Google Drive connection is removed in the Knowledge Base. From then on the Platform no longer accesses the account.
• We recommend also revoking access at Google, under Google Account → Security → Third-party apps with account access: this immediately invalidates the credential stored by Simplafy.
• To delete e-mails and files already imported, use the Platform's deletion tools or the LGPD channel.

11. Connected AI assistants (ChatGPT and others)

Simplafy Hub lets a user connect an AI assistant — such as ChatGPT, Claude or any other client compatible with the MCP protocol — to look up information and perform tasks in the Hub through conversation. The connection only happens after the user signs in to the Hub and authorizes the assistant on a Simplafy screen, choosing the organization and what the assistant may do. The assistant never reaches more than that user already reaches in the Hub. Full rules on the Simplafy MCP page.

11.1. Data we collect through this path

• Assistant registration: the name declared by the assistant itself, its authorization redirect addresses and the permissions it may request.
• Authorization: which user authorized it, in which organization, with which role, which permissions were granted and when each credential expires. The credentials themselves are not stored: we keep only a cryptographic hash that lets us recognize them.
• Operation log: for each assistant action, we record which credential and user acted, the organization, the tool used, whether it was a read or a change, the result, the number and identifiers of the records reached (up to 50 per operation), the time and the response latency. Of the parameters sent, we keep only identifiers, filters and pagination — never free text such as notes or descriptions. The content of the responses sent to the assistant is not stored in this log.

11.2. How we use it

• To check, on every call, that the assistant is still authorized and within the granted permissions;
• To let the user and the organization see and revoke active connections;
• Security, abuse investigation and accountability to the organization for what was done on its behalf.

11.3. Sharing with the AI provider

The data the assistant reads leaves Simplafy and goes to the AI provider the user chose (for example, OpenAI, for ChatGPT). From then on, processing is governed by that provider's terms and privacy policy, which Simplafy does not control. This data may include personal data of the organization's contacts and customers. We send nothing to the provider beyond what the assistant requests on the user's behalf.

11.4. Retention

• Access credential: valid for 15 minutes and renewed automatically by the assistant.
• Refresh credential: valid for up to 30 days and replaced on every use. The connection stays active while the assistant is used within that period, until it is revoked.
• Operation log: 12 months; after that it is deleted by an automatic daily routine.

11.5. How to revoke

• In the Hub, under Configurações → Meu perfil → Meus assistentes (Settings → My profile → My assistants), use Revogar (Revoke) on the connection. The assistant loses access from then on, without waiting for the credential to expire.
• Organization administrators can see and revoke all members' connections and limit which roles and Hub areas assistants can reach, under Configurações → Controle de assistentes (Settings → Assistant control).
• The assistant itself can also end the connection through the standard revocation endpoint (/api/oauth/revoke).
• Revoking stops future access but does not reach data already sent to the AI provider: for that data, use that provider's controls and channels. For requests about your data at Simplafy, use the LGPD channel.

12. Connected YouTube accounts

Simplafy Hub uses YouTube API Services. By connecting a YouTube channel, the customer company authorizes the Hub to do the following, only for the features it turns on:

• read the channel's videos, playlists, video comments and live chat messages;
• post replies to comments and messages in the live chat on behalf of the channel;
• add the channel's videos to the channel's playlists;
• hold, publish or reject comments, delete live chat messages and time out chat participants for up to 24 hours.

Every write feature is off by default and is turned on by the company itself. The Hub records who turned it on, when and with which Google account.

12.1. What we store

The identifier and name of the connected channel; the access token, encrypted; and the comments and messages received, which stay in the company's inbox as a record of the customer-service conversation. We do not create metrics from YouTube data, and we do not sell or share this data with third parties for advertising.

12.2. For how long

Data obtained from the YouTube API (comment text, author name, video title) is refreshed or deleted within 30 days while the channel is connected. Replies written by the company in the Hub belong to the company and follow its account retention. When the channel is disconnected, we delete the data obtained from YouTube within 7 days (section 12.3).

12.3. How to disconnect and revoke

The company can disconnect the channel in the Hub, under Integrações › Canais (Integrations › Channels), at any time. It can also revoke access on the Google account security page: https://security.google.com/settings/security/permissions. When the channel is disconnected in the Hub, we revoke the authorization at Google immediately and delete the token and the data obtained from the API within 7 days.

12.4. Deletion requests

Anyone who commented or wrote in the chat, or the company that owns the channel, can ask for the deletion of data obtained from YouTube through the contact in section 14. We delete it within 7 calendar days. This does not delete the comment on YouTube itself; use YouTube's own tools for that.

12.5. Limited Use

Data obtained from YouTube API Services follows the same Limited Use rules as section 10.3: it is used only to display and reply to comments and messages in the company's inbox; it is not sold, not used for advertising, not read by Simplafy staff except with the company's permission, for security or to comply with the law, and not used to train generalized AI models.

By using these features, you agree to the YouTube Terms of Service. Google's Privacy Policy is at https://policies.google.com/privacy.

13. Instagram accounts connected to the Hub

Simplafy Hub lets the customer company log in with its own Instagram professional account, through Instagram's own login screen, to receive and reply to Direct messages from inside the Hub, including with the organization's AI assistant. Nothing described here happens unless a user of the company connects the account.

13.1. What we ask Instagram for, and why

• instagram_business_basic: read the identifier, username, name, profile picture and follower count of the connected account, to show on screen which account is connected and to route each message to the right company;
• instagram_business_manage_messages: receive the Direct messages of the connected account and send the company's replies;
• instagram_business_manage_comments: only if the company turns on the comments feature, which is off by default — receive comments on the account's posts and reply to them.

13.2. What we process

• Messages exchanged with the connected account (text, photos, videos, audio, files and story replies) and, if the feature is on, comments on posts;
• About the person who writes to the company: the identifier Instagram assigns to that person, their username, name and profile picture, which go into the contact record in the company's CRM;
• The access credential of the connected account, which stays only in Simplafy's channel service and is never shown to anyone.

This data is part of that organization's Customer Content. Simplafy acts as a processor; the company is the controller of its conversations with its own customers.

13.3. What we do not do

We do not sell this data, do not use it for advertising and do not use it to train generalized AI models. Replies follow Instagram's messaging rules, which only allow replying to people who wrote to the account. When the company turns on the AI assistant for the channel, the message text is sent to the AI model provider chosen by the company (managed by Simplafy or using the company's own key), only to generate the reply for that conversation.

13.4. How long we keep it

Conversations stay in the company's inbox as a record of the customer-service conversation and follow the account's retention (section 7). The technical log of each notification received from Instagram is deleted automatically after 90 days. When the account is disconnected, the access credential is deleted; if Instagram does not confirm the disconnection right away, it is kept only for new attempts, for up to 25 hours; conversations remain in the Hub until the company deletes them or a deletion request is made (section 13.6).

13.5. How to disconnect

In the Hub, under Integrações › Canais (Integrations › Channels), open the Instagram channel and use Desconectar (Disconnect): the Platform stops receiving that account's Direct messages and deletes the access credential (within 25 hours if Instagram does not confirm right away — section 13.4). You can also remove the app's access in Instagram's own apps and websites settings; in that case Instagram notifies us automatically, the channel is shown as disconnected in the Hub and the history is kept.

13.6. Deletion requests through Meta

When the account owner asks Instagram (Meta) to delete the data, we receive the request automatically and delete that account's conversations, messages, attachments and AI assistant history, as well as the access credential. Contacts remain in the company's CRM: the Instagram identifier is removed, but the name, username and profile picture of the person who wrote remain in the contact record. The request is only shown as completed after we delete and recount this data, and it can be tracked with the confirmation code at the address provided by Meta. The technical log of received notifications is removed within the 90 days of section 13.4.

Requests about this data can also be sent to the DPO, through the contact in section 14.

Use of Instagram is also subject to the Instagram Terms of Use and the Meta Privacy Policy.

14. Contact

Data Protection Officer (DPO):

• E-mail: fy@simplafy.com.br
• Address: SAUS Quadra 4, Bloco A, Sala 513, Asa Sul, Brasília/DF, Brazil
• Response time: 15 calendar days